С 1 сентября 2026 года в России начинается обязательный переход на электронное оформление основных перевозочных документов. Минтранс продолжает подготовку участников рынка и проводит совещания с регионами, крупными предприятиями, отраслевыми организациями, ФНС и операторами электронного документооборота.
Одно из таких совещаний прошло с представителями Дальневосточного федерального округа. В Минтрансе сообщили, что ГИС ЭПД прошла необходимые испытания и готова к работе в условиях существенного увеличения нагрузки после перехода отрасли на обязательный электронный формат.
Какие документы станут электронными
С 1 сентября 2026 года обязательное электронное оформление предусмотрено для ряда основных перевозочных документов.
В их числе:
- транспортные накладные при автомобильных перевозках;
- заказы и заявки на перевозку автомобильным транспортом;
- железнодорожные транспортные накладные;
- грузовые накладные при воздушных перевозках;
- путевые листы при перевозке алкогольной продукции;
- поручения экспедитору
- экспедиторская/складская расписки.
Для отдельных ситуаций законодательством сохраняются исключения, когда перевозочный документ допускается оформить на бумаге.
При этом бумажный формат после 1 сентября сохранится только для отдельных предусмотренных ситуаций. Подробнее о том, когда перевозочные и экспедиторские документы можно будет оформить на бумаге, мы писали в отдельной новости.
Таким образом, речь идёт не о полном отказе от бумажных документов во всех случаях, а о переходе электронного формата в статус основного и обязательного для перевозок, подпадающих под установленные требования.
Как бизнес будет работать с ГИС ЭПД
Компании не подключаются к государственной системе напрямую.
Взаимодействие с ГИС ЭПД осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — ИС ЭПД. Через их программные решения участники перевозки формируют, подписывают и передают электронные документы.
Ранее мы отдельно разбирали, как будет устроен обмен электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД: какие документы передаются в систему, кто участвует в процессе и почему бизнесу нужно работать через аккредитованных операторов.
По данным Минтранса на конец июля, аккредитацию получили 14 операторов ИС ЭПД, из которых 11 уже работают в продуктивном контуре ГИС ЭПД.
Поэтому компаниям необходимо не просто зарегистрироваться в системе, а заранее выбрать подходящего оператора и проверить возможность электронного взаимодействия со своими основными контрагентами.
Насколько ГИС ЭПД готова к обязательному переходу
ГИС ЭПД работает с 2022 года и до настоящего времени использовалась в добровольном режиме.
Перед переходом на обязательный электронный документооборот система прошла нагрузочные испытания и проверку на соответствие требованиям информационной безопасности.
Минтранс также сообщает, что архитектура ГИС ЭПД рассчитана на непрерывную работу и увеличение количества обрабатываемых документов.
Сама государственная система включена в перечень цифровых ресурсов, доступ к которым должен сохраняться при временных ограничениях мобильного интернета.
При этом готовность непосредственно ГИС ЭПД не означает, что компаниям можно отложить собственную подготовку. Значительная часть рисков связана с внутренними процессами участников перевозки: электронными подписями, полномочиями сотрудников, взаимодействием с водителями и контрагентами, а также интеграцией с учётными системами.
Что меняется для учёта и контроля
Электронный перевозочный документ формирует структурированные данные о различных этапах перевозки — приёме груза, его перемещении, доставке и передаче получателю.
Для компаний это потенциально позволяет уменьшить количество ручных операций и упростить использование транспортных документов в бухгалтерском и управленческом учёте.
Кроме того, электронный формат позволяет быстрее получать данные о статусе перевозки, сроках выполнения отдельных этапов и действиях участников логистической цепочки.
Переход на ЭПД затрагивает не только перевозчика или экспедитора, но и грузополучателя: ему также нужно понимать, кто подписывает документы, как подтверждается приёмка груза и как выстраивается работа с оператором. Подробнее о том, что делать грузополучателю при переходе на ЭДО, мы рассказывали в отдельном материале.
При этом ФНС подчёркивает, что сам подход к налоговой проверке хозяйственных операций из-за перехода на ЭПД принципиально не меняется.
Налоговые органы по-прежнему будут оценивать совокупность обстоятельств и документов, подтверждающих реальность сделки, а не только формат одного перевозочного документа.
Бумажная накладная сама по себе не означает налоговые последствия
На совещании представитель ФНС отдельно прокомментировал ситуации, когда вместо обязательного электронного документа перевозка была оформлена на бумаге.
По позиции ведомства, сам по себе бумажный формат не должен автоматически становиться единственным основанием для отказа в признании расходов или возникновения других негативных налоговых последствий.
ФНС будет учитывать:
- реальность хозяйственной операции;
- остальные документы по сделке;
- фактическое выполнение перевозки;
- обстоятельства, при которых использовался бумажный документ.
Однако это не означает, что после 1 сентября разрешается свободно продолжать работу с бумажными транспортными накладными. Требования транспортного законодательства к обязательному электронному оформлению сохраняются.
То есть необходимо разделять нарушение порядка оформления перевозочного документа и налоговую оценку самой хозяйственной операции.
Что компаниям нужно проверить до 1 сентября
До начала обязательного применения электронных перевозочных документов остаётся ограниченное время, поэтому компаниям стоит проверить не только техническое подключение, но и весь процесс оформления перевозки.
В частности, необходимо:
- выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД;
- заключить необходимые соглашения;
- проверить электронное взаимодействие с контрагентами;
- определить сотрудников, отвечающих за создание и подписание документов;
- оформить электронные подписи и необходимые доверенности;
- определить порядок подписания документов водителями;
- протестировать типовые перевозки;
- проверить работу при замене автомобиля, водителя или маршрута;
- определить порядок действий при отсутствии связи или техническом сбое;
- проверить, какие перевозки подпадают под предусмотренные бумажные исключения.
Особенно важно протестировать реальные рабочие сценарии до 1 сентября, а не ограничиваться только формальным подключением к оператору.
Практический вывод
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для значительной части грузовых перевозок в России.
ГИС ЭПД работает с 2022 года и, по данным Минтранса, прошла необходимые нагрузочные и информационные проверки. Однако готовность государственной инфраструктуры — только одна часть перехода.
Для бизнеса сейчас основная задача заключается в том, чтобы выстроить собственный процесс: подключиться к оператору ИС ЭПД, определить порядок подписания документов, подготовить сотрудников и проверить взаимодействие с перевозчиками, грузоотправителями, грузополучателями и экспедиторами.
Чем раньше будут протестированы типовые и нестандартные сценарии перевозок, тем ниже риск задержек при оформлении документов после 1 сентября.
Читайте также:
-
Из чего складывается стоимость автомобильной перевозки груза
-
Кому не требуется ЭТрН с 1 сентября: Минтранс уточнил исключения
Источник: mintrans.gov.ru