Федеральная налоговая служба не рекомендует компаниям создавать электронную транспортную накладную задним числом, если перевозка уже завершена и в момент её выполнения была оформлена бумажная транспортная накладная.
Такую позицию озвучил начальник Управления электронного документооборота ФНС России Фёдор Новиков на отраслевом вебинаре ГК «Астрал». По его словам, ретроспективное создание ЭТрН может привести к появлению двух документов, подтверждающих одну и ту же перевозку, а также к расхождениям между фактическими и указанными в документах датами.
При этом речь идёт о рекомендации представителя ФНС, а не об отдельном законодательном запрете на «ретрооформление».
Почему не стоит создавать вторую накладную после рейса
После завершения перевозки основные факты хозяйственной операции уже состоялись: груз принят, перевезён и передан получателю, а соответствующие документы сформированы.
Если после этого компания создаёт электронную транспортную накладную на тот же рейс, фактически появляются два документа на одну перевозку:
- бумажная транспортная накладная, оформленная в момент выполнения рейса;
- ЭТрН, созданная уже после его завершения.
По мнению ФНС, такая практика скорее усложняет учёт, чем исправляет ситуацию. У налогового органа может возникнуть вопрос, какой именно документ отражает реальные обстоятельства перевозки и почему второй был создан позднее.
Особое внимание — датам документов
Ещё одна проблема ретроспективного оформления связана с хронологией.
ЭТрН, созданная после завершения маршрута, будет формироваться и подписываться позднее фактической погрузки, перевозки или передачи груза.
В результате могут возникнуть расхождения между:
- фактической датой перевозки;
- датой бумажной накладной;
- датой создания ЭТрН;
- датами передачи товара;
- другими первичными документами по сделке.
Само такое расхождение ещё не означает нарушение налогового законодательства, однако оно требует дополнительного объяснения и может стать причиной более детального изучения операции.
Фёдор Новиков именно поэтому рекомендовал не пытаться задним числом «достраивать» электронный документооборот по уже завершённым рейсам.
Бумажная накладная сама по себе не лишает вычета НДС
ФНС одновременно повторила ранее обозначенную позицию: отсутствие ЭТрН само по себе не должно автоматически приводить к отказу в вычете НДС или исключению расходов по налогу на прибыль.
Налоговые органы оценивают совокупность обстоятельств сделки, а не только формат транспортной накладной.
Значение могут иметь:
- договоры;
- счета-фактуры и УПД;
- транспортные документы;
- подтверждение передачи и получения товара;
- платёжные документы;
- фактическое движение груза;
- сведения о перевозчике;
- другие документы, подтверждающие реальность операции.
Поэтому попытка создать ЭТрН уже после завершённой перевозки только из опасения потерять налоговый вычет может, наоборот, добавить ненужные расхождения.
При этом с 1 сентября 2026 года ЭТрН стала обязательной для автомобильных перевозок, подпадающих под новые требования, кроме прямо предусмотренных исключений.
Это не касается исправления уже созданной ЭТрН
Ретроспективное создание нового электронного документа следует отличать от корректировки документа, который был сформирован в установленном порядке во время перевозки.
Если ЭТрН была создана своевременно, но в ней необходимо исправить сведения или отразить изменение обстоятельств перевозки, применяются предусмотренные для электронного документооборота процедуры.
То есть рекомендация ФНС относится прежде всего к ситуации:
перевозка прошла по бумажной накладной → рейс полностью завершён → компания решает дополнительно создать ЭТрН на тот же факт перевозки.
Она не означает, что нельзя исправлять или дополнять ранее сформированные электронные документы в соответствии с действующими правилами.
Что делать, если после 1 сентября перевозка прошла по бумаге
Если компания уже выполнила перевозку и оформила бумажную транспортную накладную, создавать параллельную ЭТрН задним числом только для формального «закрытия» требования ФНС не рекомендует.
Вместо этого стоит:
- сохранить оригинальные документы по перевозке;
- проверить, подтверждается ли сделка остальным комплектом документов;
- установить причину использования бумаги;
- зафиксировать технический сбой или другие объективные обстоятельства, если они имели место;
- не создавать второй документ на ту же операцию без необходимости;
- устранить причину, по которой ЭТрН не была оформлена своевременно;
- следующие перевозки проводить уже через установленный электронный процесс.
Если бумажный документ использовался в одном из предусмотренных Минтрансом случаев-исключений, его оформление само по себе соответствует установленному порядку. Законодательство сохраняет отдельные ситуации, когда после 1 сентября допускается бумажный формат. Подробнее о том, кому не требуется электронная транспортная накладная с 1 сентября, мы рассказывали в отдельной новости.
Нештрафуемый период не отменяет обязательность ЭТрН
До 1 марта 2027 года действует период адаптации, в течение которого при предъявлении бумажного документа вместо обязательного электронного предусмотрен более мягкий подход со стороны контролирующих органов. Однако Минтранс подчёркивает, что это не перенос даты обязательного перехода.
Поэтому позицию ФНС по ретрооформлению также не следует воспринимать как разрешение продолжать работать на бумаге.
Практический смысл иной: если ошибка уже произошла, попытка задним числом создать дополнительную ЭТрН не обязательно исправит её и может породить новые вопросы.
Основная задача компании — настроить процесс так, чтобы следующие документы формировались электронно непосредственно в ходе перевозки.
Читайте также:
-
ФНС будет учитывать динамику перехода компаний на электронные накладные
-
Правительство включило новые портовые объекты в транспортную схему России
Источник: logirus.ru