После перехода на обязательные электронные перевозочные документы компаниям важно не только знать порядок работы при технических проблемах, но и уметь подтвердить обстоятельства нештатной ситуации.
Минтранс опубликовал регламент действий при возникновении проблем с оформлением и предъявлением ЭПД. На практике перевозчикам, грузоотправителям и экспедиторам рекомендуется заранее определить, какие уведомления, обращения и подтверждения необходимо сохранять, чтобы впоследствии можно было восстановить обстоятельства перевозки.
Ранее мы подробно разбирали, в каких случаях техническая проблема может стать основанием для использования бумажного документа и как подтвердить сам факт сбоя.
Обращение к оператору лучше фиксировать письменно
Если проблема возникла при работе через оператора ИС ЭПД, важно не ограничиваться устным звонком в службу поддержки.
Обращение желательно зарегистрировать через предусмотренный оператором канал и сохранить сведения, позволяющие подтвердить его впоследствии.
В частности, стоит зафиксировать:
- номер обращения;
- дату и время его направления;
- описание возникшей проблемы;
- переписку со службой поддержки;
- уведомления оператора;
- сообщение о восстановлении работоспособности;
- скриншоты ошибок, если они доступны.
Такая информация позволяет показать, что невозможность штатной работы с электронным документом действительно была связана с технической проблемой, а не с отказом компании использовать ЭДО.
У оператора можно запросить подтверждение сбоя
Если причиной проблемы стала неисправность системы оператора ИС ЭПД, участнику перевозки рекомендуется запросить документальное подтверждение.
По информации, приведённой в отраслевых разъяснениях, оператор может предоставить справку о технической неисправности в свободной форме.
Для компании такой документ может стать частью доказательной базы вместе с заявкой в техническую поддержку и уведомлениями оператора.
Хранить эти материалы целесообразно вместе с документами по конкретной перевозке, чтобы при необходимости было понятно, к какому рейсу и периоду относился технический сбой.
Отсутствие интернета также стоит документировать
Если оформить электронный документ невозможно из-за отсутствия связи, желательно зафиксировать не только сам факт использования предусмотренного правилами альтернативного порядка, но и обстоятельства проблемы.
В качестве дополнительной меры можно составить внутренний акт.
В нём целесообразно указать:
- дату и время;
- место оформления перевозки;
- участников, присутствовавших при оформлении;
- характер проблемы со связью;
- предпринятые попытки восстановить соединение;
- причину, по которой продолжить оформление электронного документа оказалось невозможно.
По возможности акт стоит подписать нескольким участникам процесса — например, водителю, представителю грузоотправителя и сотруднику склада.
Сам по себе такой акт не заменяет официальные подтверждения, если они требуются законодательством, но помогает зафиксировать фактические обстоятельства.
Документы лучше хранить в привязке к конкретной перевозке
Одна из практических задач бизнеса после перехода на ЭПД — обеспечить понятную связь между нештатной ситуацией и конкретным рейсом.
Поэтому вместе желательно хранить:
- перевозочный документ;
- договор или заявку на перевозку;
- номер автомобиля и данные водителя;
- обращение к оператору;
- ответы технической поддержки;
- справку о сбое при её наличии;
- акт об отсутствии связи;
- скриншоты;
- переписку с контрагентом;
- документы, подтверждающие фактическую доставку груза.
Это позволит при необходимости восстановить полную хронологию: когда возникла проблема, почему обычный электронный сценарий оказался недоступен и как стороны продолжили оформление перевозки.
Порядок действий стоит закрепить заранее
Отдельный вопрос — внутренний регламент компании.
Если порядок действий не определён заранее, при технической проблеме водитель, склад, диспетчер и контрагент могут действовать по-разному. Это повышает риск появления противоречащих друг другу документов.
Компаниям стоит определить:
- кто фиксирует техническую проблему;
- кто обращается к оператору ИС ЭПД;
- через какой канал необходимо направлять обращение;
- кто получает и хранит справку оператора;
- кто принимает решение о применении предусмотренного альтернативного порядка;
- кто уведомляет грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя;
- где хранятся подтверждения нештатной ситуации;
- кто контролирует возвращение к обычному электронному документообороту.
Для крупных компаний такой порядок можно закрепить отдельной внутренней инструкцией.
Условия можно прописать и в договорах
Практический порядок взаимодействия полезно заранее согласовать и с контрагентами.
В договоре перевозки, транспортной экспедиции или складского обслуживания можно определить:
- способ уведомления о технической проблеме;
- ответственных представителей сторон;
- порядок фиксации обстоятельств;
- форму внутреннего акта;
- порядок взаимодействия с оператором ИС ЭПД;
- правила передачи подтверждающих материалов;
- сроки уведомления контрагентов.
Это особенно важно, когда в одной перевозке участвуют несколько организаций и каждая работает через собственные информационные системы.
Чем точнее процедура согласована заранее, тем меньше вероятность спора о том, кто должен был сформировать документ и какие действия необходимо было выполнить.
Что не стоит делать после завершения перевозки
Нештатная ситуация не является основанием для последующего создания второго комплекта документов на ту же операцию.
Минтранс разъясняет, что смешанный документооборот в рамках одной перевозки не предусмотрен: начатый на бумаге документооборот завершается на бумаге, а электронный — в электронном виде.
Поэтому если в предусмотренной правилами ситуации перевозка была полностью оформлена на бумаге, создавать после её завершения параллельную ЭТрН только для появления документа в ГИС ЭПД не следует.
Задача компании — сохранить подтверждения причины использования соответствующего порядка и обеспечить штатное электронное оформление следующих перевозок.
Практический вывод
После перехода на обязательные ЭПД компаниям важно иметь не только технический сценарий работы, но и доказательный контур на случай нештатной ситуации.
Перевозчикам и грузоотправителям стоит сохранять обращения к оператору, номера заявок, уведомления, справки и другие материалы, связанные с конкретной перевозкой. При проблемах со связью полезно дополнительно фиксировать место, время и обстоятельства невозможности штатного оформления.
Оптимальный вариант — заранее закрепить единый порядок действий во внутренних инструкциях и согласовать его с основными контрагентами.
Так техническая проблема не превратится в спор о том, почему документ был оформлен не по обычному сценарию и кто отвечал за его оформление.
Читайте также:
-
ФНС пока не использует ГИС ЭПД для автоматических налоговых проверок
-
ФНС не рекомендует оформлять ЭТрН задним числом после завершения перевозки
Источник: logirus.ru