Первые недели обязательного электронного документооборота показали ряд практических сложностей при обмене перевозочными документами между компаниями. Участники рынка сообщают о проблемах с идентификаторами контрагентов, роумингом между операторами ИС ЭПД и обменом документами при использовании нескольких систем.
Особенно заметной стала проблема маршрутизации: если для перевозочных документов указан неверный идентификатор контрагента или используется не тот канал электронного обмена, документ может не попасть нужному участнику перевозки. В результате некоторые крупные компании уже ведут собственные реестры идентификаторов и вручную сверяют сведения перед отправкой ЭПД.
За первую неделю через ГИС ЭПД прошло 8,2 млн документов
После 1 сентября объём электронного документооборота резко вырос.
По данным Минтранса, которые приводит «Коммерсантъ», только за первую неделю сентября было зарегистрировано 8,2 млн электронных перевозочных документов. Для сравнения, за весь август через систему прошло около 2,5 млн документов.
К ГИС ЭПД подключилось более 261 тыс. компаний, а общее количество оформленных документов приблизилось к 60 млн.
Рост нагрузки был ожидаемым: с 1 сентября электронное оформление стало обязательным для основных перевозочных и экспедиторских документов. При этом участники рынка отмечают, что переход потребовал перестройки не только внутреннего документооборота компаний, но и взаимодействия между различными информационными системами.
Почему возникают проблемы с идентификаторами
Одна компания может одновременно пользоваться несколькими сервисами электронного документооборота.
Например, один оператор применяется для бухгалтерских документов, а другой — непосредственно для оформления электронных перевозочных документов.
Из-за этого одного ИНН контрагента не всегда достаточно, чтобы корректно определить маршрут документа. Для обмена ЭПД необходимо понимать, через какого оператора работает конкретный участник и какой идентификатор используется для перевозочных документов.
При настройке обмена важно учитывать не только сам факт подключения к ЭПД, но и правила передачи документов через ГИС ЭПД и операторов ИС ЭПД. Подробнее о том, как устроен обмен электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД, мы рассказывали в отдельной новости.
Если данные указаны неверно, электронная накладная может быть отправлена не по тому маршруту либо вообще не появиться у нужного контрагента. Именно такие случаи сейчас фиксируют участники рынка.
В результате компаниям приходится дополнительно собирать и актуализировать сведения о контрагентах. По данным «Коммерсанта», в крупных организациях для ведения и проверки таких реестров уже могут выделяться отдельные сотрудники.
Почему одного списка контрагентов недостаточно
Проблема становится заметнее в крупных логистических цепочках.
В одной перевозке могут участвовать:
- грузоотправитель;
- перевозчик;
- экспедитор;
- грузополучатель;
- склад или терминал;
- несколько операторов ИС ЭПД.
Если хотя бы один участник использует другую систему, необходимо обеспечить корректную передачу документов между операторами.
ФНС публикует сведения об аккредитованных операторах ИС ЭПД и поддержке ими обмена документами в роуминге. Ведомство прямо отмечает: чем больше соединений оператора с другими системами, тем выше вероятность беспрепятственного обмена при появлении новых контрагентов.
Поэтому при подключении нового перевозчика или клиента стоит проверять не только сам факт его готовности к ЭПД, но и возможность обмена между используемыми операторами.
Роуминг остаётся одной из проблемных точек
Отдельные сложности возникают при передаче ЭПД между разными операторами.
Участники рынка сообщают о ситуациях, когда внутри одной системы документ передаётся корректно, а при взаимодействии между разными операторами возникают задержки, документы не появляются у получателя или несвоевременно обновляются их статусы.
Среди проблем первых недель также называются:
- передача документов в роуминге;
- обмен черновиками;
- подключение новых контрагентов;
- рост нагрузки на техническую поддержку операторов.
При этом вопрос роуминга возник не после 1 сентября внезапно. Ещё на этапе подготовки к реформе Минтранс и ФНС сообщали, что операторы завершают тестирование обмена документами и черновиками между своими системами.
Резкий рост объёма ЭПД после перехода на обязательный режим фактически стал первой масштабной проверкой этих механизмов в реальных условиях.
Что компаниям стоит проверить у контрагентов
Чтобы снизить риск задержек при оформлении перевозки, до первой отправки с новым контрагентом желательно согласовать электронный документооборот заранее.
Практически стоит проверить:
- через какого оператора ИС ЭПД работает контрагент;
- какой идентификатор используется именно для перевозочных документов;
- настроен ли роуминг между операторами сторон;
- кто отвечает за получение и подписание ЭПД;
- корректно ли отображаются приглашения и черновики;
- кто со стороны контрагента отвечает за технические вопросы;
- прошла ли тестовая отправка документа.
Для компаний с большим количеством перевозчиков и клиентов имеет смысл вести собственный актуальный реестр таких сведений.
При этом идентификаторы лучше рассматривать как технические реквизиты для настройки обмена, а не размещать без необходимости в открытом доступе.
Международные перевозки: CMR передавать в ГИС ЭПД не требуется
Первые недели работы выявили также вопросы по международным автомобильным перевозкам.
Один из наиболее частых — необходимо ли направлять международную накладную CMR в ГИС ЭПД.
Минтранс прямо разъясняет: CMR-накладная в ГИС ЭПД не направляется. Для международной автомобильной перевозки применяется накладная, предусмотренная соответствующим международным договором.
Если же в логистической цепочке присутствует отдельное внутреннее российское плечо, которое оформляется как самостоятельная перевозка по российским правилам, документы по нему необходимо оформлять в соответствии с требованиями российского законодательства.
То есть международную CMR и российскую ЭТрН не следует воспринимать как два документа, которые обязательно дублируют друг друга на одном и том же международном участке.
Для международных маршрутов важно отдельно проверять, возникает ли обязанность оформлять российскую ЭТрН или применяется иной комплект документов. Подробнее о том, кому не требуется электронная транспортная накладная с 1 сентября, мы писали в отдельной новости.
Выпадение одного участника может задержать всю цепочку
Особенность ЭПД заключается в том, что перевозочный документ последовательно дополняется и подписывается участниками перевозки.
Поэтому готовность одной компании ещё не гарантирует бесперебойную работу всей цепочки.
Если грузоотправитель уже полностью перешёл на ЭПД, но перевозчик или грузополучатель не подключён к нужному обмену, процесс может остановиться на соответствующем этапе.
Участники рынка именно поэтому отмечают, что отсутствие готовности у одного контрагента способно замедлить оформление всей перевозки.
Для компаний, работающих с десятками или сотнями перевозчиков, переход на ЭПД становится не только IT-проектом, но и задачей по управлению справочниками контрагентов и их технической готовностью.
Нештрафуемый период не означает перенос реформы
До 1 марта 2027 года действует период адаптации, в течение которого предъявление бумажного документа вместо электронного не должно автоматически приводить к административному взысканию.
Минтранс подчёркивает, что этот механизм не переносит обязательный переход на март 2027 года. ЭПД стали обязательными с 1 сентября 2026 года.
Период без штрафов предназначен для того, чтобы компании могли устранить технические и организационные проблемы, возникающие при масштабном переходе.
Поэтому компаниям, которые продолжают работать преимущественно с бумагой, стоит использовать ближайшие месяцы для настройки операторов, роуминга и взаимодействия с контрагентами.
Что говорит ФНС о бумажных накладных
Отдельный вопрос касается налоговых последствий.
ФНС сообщила «Коммерсанту», что сам факт оформления транспортной накладной на бумаге не является самостоятельным основанием для отказа в признании расходов по налогу на прибыль или вычете НДС — при наличии доказательств объективной невозможности сформировать документ электронно.
При этом налоговая служба оценивает хозяйственную операцию в совокупности с другими обстоятельствами и документами. Одна транспортная накладная сама по себе не является исчерпывающим подтверждением реальности перевозки.
Поэтому технические проблемы с ЭПД желательно документировать, а причины использования бумажного формата — сохранять вместе с остальными материалами по перевозке.
Читайте также:
-
Праздники в Китае могут повлиять на поставки в конце сентября и начале октября
-
«Аэрофлот» ввёл ограничения на перевозку грузов между Россией и Турцией
Источник: kommersant.ru